株式会社サヤトレの増田です。
本日は「テレワーク」をテーマにお届けします。
テレワークを考えている経営者向けの内容です。
緊急事態宣言によって会社が休みになりテレワークやリモートワークになっている会社員の方も多いと思いますが何かしらお役立てください。
テレワークとは、自宅から仕事をする在宅勤務です。
リモートワークなども同じ意味です。
【参考記事】
実現可能な業種は、限られておりますが株式会社サヤトレは、基本テレワークで日々の業務を回しています。
現在オフィスには、出社していません。
毎月支払う家賃が凄くもったいないです。
2013年頃からこの仕組みを導入してからエンジニアもスタッフも多少入れ替わりありますが上手く機能しています。
中小企業の経営者でテレワークを上手く実現させるポイントを3つご紹介するので、参考にしてください。
【テレワークを実現させる3つのポイント】
■テレワークしたい人にやってもらう（やる気）
まず一番重要なのが在宅業務をお願いする方、本人のやる気です。
やる気の無い人にお願いしてもサボるだけです。
・自宅から仕事がしたい。
・ネットを使った仕事がしたい。
・毎日、オフィスに出社したくなく。
そういったニーズのある方にやってもらう。
これが一番重要だと私は考えています。
今のご時世、満員電車に乗って会社に行くよりも通勤時間削減やウイルス感染を避けたい人は、多くなってきているでしょう。
在宅で業務をしたい人は、増えています。
在宅で業務をしたいと考えている人は、ITリテラシーが高い傾向があります。
テレワークを導入したい経営者は、まずは社員の方にテレワークのやる気度を確認しましょう。
■作業と業務を小分けに管理して依頼する
テレワークを上手く回す最大のコツは、ここです。
仕事には「作業」と「業務」の2種類があると考えてください。
定義の違いは「作業」は誰がやっても同じ結果。
「業務」は、能力によって結果に差が出る。
上記のようなイメージです。
例えば、Excel（表計算ソフト）において日付と株価の終値を入れてまとめてください。
上記は、作業に分類されます。
誰がやっても同じ結果になるからです。
作業は、早く正確なのが理想です。
この誰が行っても結果が同じになる作業を細かく小分けにするとテレワークを依頼しやすくなります。
弊社の場合であれば、サヤトレの入退会管理などこれは、私が行わなくてもスタッフが手順で行えばユーザーは、サヤトレを使えるようになります。
事務作業のほとんどは、作業が多いので私は、在宅スタッフにお願いしています。
私は、もう数年以上、入退会管理の作業を行っていません。
社内で行う仕事の中の作業を洗い出してやる気のある方に自宅から行ってもらう。
これがテレワークのポイントです。
そしてここからは、プレミアムレベルの内容になりますが、テレワークに向いた人選する際に最強に効率的な裏技をお伝えします。
それは、あえて面倒くさい時間のかかる作業を出来るだけ沢山の方に投げてテストする方法です。
例えば、普通にやれば3日程度かかる誰でも同じ結果になる作業を用意します。
その作業を経営者は、100人に同じタイミングで同じ方法で仕事を投げます。
そうすると仕事発注側は、面白い事に色々と気づきます。
提出期限が3日であれば、ほとんどの人は、提出期限の日に作業を提出してくる事でしょう。
これが普通ですよね。
しかし100人いれば、書いてある事を質問してくる人（読解力が低い）
期限に遅れて提出する人（怠慢）
中には、提出しない人もいるでしょう。
そんな中で100人に数名は、ウルトラレア人材がいます。
その日に完璧に提出してくる人です。
経営者が3日かかると想定した作業を何かしらの方法で1日で仕上げて提出する。
超優秀＆真面目な人ですね。
テレワークで仕事を発注する側は、仕事をお願いする人は、一人だけではありません。
連絡が遅い人、業務ミスが多い人、提出が遅れる人
誰が仕事出来るか出来ないか経営者側は、凄くよく分かるのです。
今、臨時で在宅ワークになっている会社員の方は、サボれてラッキーと思っているかもしれません。
しかしあなたを管理している人は、あなただけではなく沢山の人を管理しています。
仕事を振っている立場目線、平均値が出るので誰が仕事をサボっているか簡単に分かります。
仕事が出来ない人やサボりが丸わかりになります。
臨時テレワーク中の方は、退職勧奨候補にならないように真面目にする事をおススメします。
会社員は、今自分の評価を上げておくと今後、出世出来るかもしれません。
経営者は、あえて誰が優秀かを見極めるために最初にテストしてみると良いでしょう。
社員の誰ならテレワークでもやっていけるか？
誰がサボるか向いていないか簡単に分かります。
■業務共有のプラットフォームを固定する
今、沢山の業務管理プラットフォームが存在しています。
どれを最初に選び、仕組み化するかによって社内の業務効率は、大きく変わります。
株式会社サヤトレで決めて現在使用しているクラウドのプラットフォームは、次の通りです。
・メッセージのやり取り：チャットワーク
・顧客対応：共有のGメールアドレス
・ファイルの共有：ドロップボックス
・プログラムソースの管理：バックログ
・電話：ライン
ライン以外は、全て有料会員です。
クラウドシステムに支払うお金はかかりますが無いとテレワーク実現は、不可能です。
大手企業であれば、社内でこの仕組みを作るのかもしれませんが中小企業には出来ません。
テレワークを実現するには、他社が作ったクラウドのプラットフォームにお金を支払い利用する事は、基本必須とお考えください。
多くの場合は、入り口は無料になっていてお試しで使えるので、使いやすそうなプラットフォームを使うのが良いでしょう。
以上がテレワークを実現させる3つのポイントです。
まとめると・・・
社内に適したクラウドのプラットフォームを選びテレワークのやる気があってサボらない優秀な人に作業を細かく区切って依頼する。
今後、テレワークを考えている経営者のヒントになれば幸いです。
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